Politique de confidentialité

Nous sommes particulièrement attachés au respect de votre vie privée, qui est pour nous une priorité essentielle. La présente politique de confidentialité est destinée à vous informer à la fois sur notre identité, mais également sur les raisons qui nous amènent à collecter, à stocker, à utiliser et à partager vos données personnelles et sur les modalités de leur traitement. Elle vise également à vous informer sur vos droits à cet égard et expose les moyens dont vous disposez pour accéder à vos données et, le cas échéant, à saisir les autorités de régulation.

Cette politique de confidentialité est publiée au nom de notre groupe de sociétés qui exercent sous la marque Ultima Collection. Aux fins des présentes, la marque Ultima Collection fait expressément référence à la société gestionnaire du groupe qui est légalement responsable du traitement de vos données personnelles. Au sens des dispositions en vigueur en matière de protection des données, la Société ULT Management GS SA est désignée administrateur de ce site Internet, responsable en cette qualité de ses contenus. Vous avez la faculté de solliciter, à tout moment, les coordonnées de l'utilisateur en charge du traitement de vos données personnelles à l'occasion de la fourniture de nos biens et services. 

Notre activité nous conduit régulièrement à collecter et à utiliser, sous notre responsabilité, des données personnelles vous concernant. Dans ce cadre, nous sommes rigoureusement soumis au Règlement général sur la protection des données en vigueur au Royaume-Uni. Nous sommes également soumis au Règlement général sur la protection des données dans l'espace de l'Union européenne en ce qui concerne la fourniture de biens et de services que nous proposons aux particuliers dans le ressort de l'Espace économique européen (EEE). Nous sommes pareillement soumis à la Loi fédérale suisse de 1992 sur la protection des données (LPD).

Définitions

Nous rappelons ici la définition de termes utilisés dans le cadre de la présente politique :

Données personelles

Toute information relative à une personne identifiée ou identifiable
Données contenant des informations sensibles vous concernant Données personnelles touchant à l'origine ethnique, aux opinions politiques, aux croyances philosophiques ou religieuses, ou l'appartenance à un groupe ou à un syndicat

Données génétiques et biométriques (lorsqu'elles sont utilisées pour identifier un individu en particulier)

Données relatives à la santé, à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle 
 
Personne concernée L'individu auquel se rapportent des données personnelles

 

Données personnelles collectées

Nous sommes susceptibles de recueillir et d'utiliser les données personnelles suivantes vous concernant :

  • Votre identité et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone  
  • Votre sexe
  • Vos données de facturation ou de paiement, et vos coordonnées bancaires
  • Vos centres d'intérêts personnels ou professionnels
  • Informations sur la façon dont vous utilisez notre site Internet, ou relative à vos modes de communication ou à vos habitudes de connexion

Nous recueillons et utilisons ces données personnelles pour vous fournir les produits et les services requis. Ces informations nous sont utiles pour traiter plus efficacement et plus rapidement vos demandes.

Comment sont collectées vos données personnelles

Nous recueillons la plupart de ces données personnelles directement auprès de vous, de vive voix ou par téléphone, par texto ou par courrier électronique, ou par l'intermédiaire de notre site Internet lorsque vous nous contactez pour une réservation ou une demande d'information. Nous pouvons également recueillir des informations vous concernant : 

  • À partir des cookies de notre site Internet (pour de plus amples informations sur l'utilisation des cookies, veuillez consulter notre politique de cookies applicable en la matière)

Comment et à quelles fins nous utilisons vos données personnelles

En vertu de la législation sur la protection des données, nous ne pouvons utiliser vos données personnelles que si nous justifions d'un motif légitime pour le faire. Ces motifs légitimes peuvent être les suivants : 

  • Lorsque vous y avez expressément consenti ;
  • Pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires ;
  • Dans le cadre et pour les besoins de nos obligations contractuelles à votre égard, ou préalablement à la conclusion d'une livraison de biens ou d'une prestation de services ;
  • Ou pour nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers.

À cet égard, nous justifions d'un intérêt légitime à chaque fois nous utilisons vos données personnelles à des fins exclusivement professionnelles ou commerciales, sans préjudice toutefois du respect de vos propres intérêts. Lorsque nous invoquons des nécessités tirées d'un intérêt légitime, nous apprécions ces nécessités par rapport à la préservation de vos intérêts personnels.


Le tableau ci-dessous expose à quelles fins nous utilisons vos données personnelles et pourquoi.

Nous utilisons vos données personnelles Motifs légitimes
Dans la limite nécessaire pour vous fournir les produits ou services requis Dans le cadre et pour les besoins de nos obligations contractuelles à l'égard de nos clients, ou préalablement à la conclusion d'une livraison de biens ou d'une prestation de services
Pour nous conformer rigoureusement à nos obligations professionnelles, légales et réglementaires dans la cadre de nos activités, notamment en application des normes sanitaires ou de sécurité ou en vertu des règles imposées par notre organisme de réglementation professionnelle Pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires 
Pour nous assurer du strict respect de nos politiques, notamment en matière de sécurité et d'utilisation d'Internet Dans notre intérêt légitime ou celui d'un tiers destiné à nous assurer du respect de nos procédures internes qui nous permettent de fournir à nos clients le meilleur service possible
Pour des nécessités opérationnelles, telles que l'amélioration et l'efficacité de nos services, la formation de nos personnels et le contrôle de la qualité Dans notre intérêt légitime ou celui d'un tiers destiné à pouvoir fournir à nos clients le meilleur service au meilleur prix, et de manière la plus satisfaisante possible
Pour garantir la confidentialité d'informations commerciales sensibles Dans notre intérêt légitime ou celui d'un tiers destiné à protéger les secrets commerciaux et autres données commerciales sensibles, afin de nous conformer à nos obligations légales et réglementaires
À des fins statistiques pour nous aider à analyser et à gérer nos activités, notamment au regard de nos résultats financiers, de notre clientèle, de notre gamme de produits ou de services ou à toute fin d'analyse Dans notre intérêt légitime ou celui d'un tiers destiné à pouvoir fournir à nos clients le meilleur service au meilleur prix, et de manière la plus satisfaisante possible
Pour prévenir toute intrusion frauduleuse dans nos systèmes ou toute falsification de nos données

Dans notre intérêt légitime ou celui d'un tiers destiné à prévenir et à détecter toute activité frauduleuse susceptible de préjudicier à nos droits ou aux droits de nos clients

Pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires

Pour nous permettre de tenir à jour nos fichiers clients et en améliorer l'accès  Pour la bonne exécution du contrat passé avec notre client ou pour toute formalité préalable. Pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires. Dans notre intérêt légitime ou celui d'un tiers destiné à prendre contact avec nos clients concernant leurs commandes en cours ou pour les informer de nouveaux produits

Pour la promotion de nos produits et services et de ceux de tiers sélectionnés, auprès de nos clients actuels ou anciens, ou auprès de tiers :

  • Clients actuels ou anciens ;  
  • Tiers qui ont précédemment exprimé un intérêt pour nos services.
Dans notre intérêt légitime ou celui d'un tiers destiné à promouvoir notre activité auprès de clients actuels ou anciens

 

Lorsque nous traitons des données personnelles particulièrement sensibles, nous nous assurerons également que nous sommes autorisés à le faire en vertu de la législation sur la protection des données, et nous ne traiterons ces données personnelles que :

  •    Lorsque notre client y a expressément consenti ;
  •    Lorsque le traitement des données personnelles est strictement nécessaire pour préserver les intérêts vitaux de nos clients ou d'un tiers s'ils sont   physiquement ou légalement dans l'incapacité de donner leur consentement ;
  •   Ou lorsque le traitement des données personnelles de nos clients est strictement nécessaire pour établir, exercer ou faire valoir des droits légitimes.

Usage commercial

Nous sommes susceptibles d'utiliser vos données personnelles pour vous adresser par mail des mises à jour régulières de nos produits et services, notamment des offres promotionnelles ou exclusives, ou pour vous présenter de nouveaux produits et services.

Nous disposons d'un intérêt légitime à utiliser vos données personnelles à des fins marketing (voir ci-dessus la section « Comment et à quelles fins nous utilisons vos données personnelles »). En pareille circonstance, votre consentement n'est donc pas requis pour nous permettre de vous envoyer notre documentation commerciale. Dans le cas où votre consentement est nécessaire, il vous sera demandé expressément et séparément.

 Vous avez la faculté de refuser à tout moment de recevoir nos documents commerciaux.  

  •  Vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : communication@ultimacollection.com  
  •  Pour vous désinscrire, vous avez la possibilité d'utiliser le lien prévu à cet effet dans nos courriers électroniques.  

Nous pouvons vous demander de confirmer ou d'actualiser vos préférences marketing, par exemple en cas de modification de la législation ou de la réglementation en vigueur, ou de la structure de notre entreprise.

Nous nous engageons à traiter vos données personnelles dans le respect de leur confidentialité. En aucun cas nous ne cédons ni ne partageons ces données avec quiconque, à quelque titre que ce soit, en dehors du strict cadre des établissements dépendant du groupe Ultima Collection.

Avec qui nous partageons vos données personnelles

Nous partageons régulièrement des données personnelles avec les acteurs suivants :  

  • Les sociétés et entités opérant sous la marque Ultima Collection ;  
  • Les tiers et sous-traitants auxquels nous avons recours, notamment pour délivrer nos produits et services ;  
  • Les tiers et sous-traitants auxquels nous avons recours pour gérer nos activités, comme les agences de marketing ou des hébergeurs de sites Internet ;  
  • Les tiers agréés et approuvés par vos soins, comme les applications ou les sites de réseaux sociaux auxquels votre compte est associé, ou vos prestataires de paiement ;

Ne sont autorisés à traiter vos données personnelles que nos propres fournisseurs et prestataires de services, dont nous avons la garantie qu'ils assurent la protection de ces données. Nous imposons également à nos fournisseurs et prestataires de services un certain nombre d'obligations contractuelles destinées à garantir qu'ils n'utilisent vos données personnelles qu'à seule fin de délivrer les produits et services pour lesquels nous les avons mandatés.

Nous pouvons également être amenés :  

  • à divulguer et à échanger des informations avec les autorités officielles chargées de l'application de la loi et avec les organismes de règlementation et de contrôle chargés de veiller au respect de nos obligations légales et réglementaires ;  
  • ou à partager certaines données personnelles avec des tiers, à l'occasion notamment de négociations tendant à la cession de tout ou partie de nos structures ou dans le cadre d'une restructuration d'entreprise ; en règle générale, ces informations demeurent confidentielles et anonymes ; lorsque cette exigence ne peut être remplie, nous veillons à ce que le destinataire de ces données s'engage à une stricte et absolue confidentialité.

 Vous pouvez obtenir toute information sur les personnes avec qui nous partageons vos données personnelles et à quelle fin, en prenant contact avec nous (voir la section ci-dessous « Comment nous contacter »).

Où sont conservées vos données personnelles

Vos données personnelles peuvent être conservées dans nos bureaux et ceux des sociétés de notre groupe, ou auprès de nos prestataires de services, de nos représentants ou agents tels que décrits ci-dessus (voir la section ci-dessus « Avec qui nous partageons vos données personnelles »).  

Certains de ces prestataires peuvent être basés en dehors du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen. Pour plus d'informations, notamment sur la manière dont nous garantissons la protection de vos données personnelles, veuillez vous référer à la section ci-dessous « Transfert de vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen ».

Durée de conservation de vos données personnelles

Nous conservons vos données personnelles à l'occasion de votre utilisation de notre site Internet ou à l'occasion de la fourniture de nos produits ou services. Lorsque vos données personnelles sont recueillies par nos soins, nous les conservons aussi longtemps que nécessaire :

  • Afin de répondre à toute question, plainte ou réclamation de votre part ou qui nous adressée en votre nom ;
  • Afin de justifier auprès de vous de l'utilisation de vos données conformément à la règlementation ;
  • Afin de répondre à toute réquisition exigée par la loi.

Nous ne conserverons pas vos données personnelles au-delà de la durée strictement nécessaire à leur utilisation. À cet égard, la durée de conservation de vos données dépend de leur nature des informations qu'elles renferment.

Lorsqu'elles ne sont plus rendues nécessaires, au regard des motifs exposés plus haut, vos données personnelles sont purement et simplement détruites ou couvertes par l'anonymat.

Transfert de vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen

Il nous est parfois nécessaire de partager vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen, à l'occasion de la fourniture de nos biens ou services :  

  • Avec nos bureaux ou d'autres sociétés de notre groupe situées en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen ;
  • Avec nos prestataires de services habituels situés en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen ;
  • Avec nos clients qui sont eux-mêmes domiciliés en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen ; 
  • Ou avec d'autres prestataires extérieurs situés à l'étranger et dont dépendent la fourniture de nos biens ou services.

En vertu de la législation sur la protection des données, nous ne sommes autorisés à transférer vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni et de l'Espace économique européen que :

  •  Si le gouvernement du Royaume-Uni ou, lorsque le RGPD de l'UE trouve à s'appliquer, la Commission européenne considère, en vertu d'une décision de certification, que le pays tiers ou l'organisation internationale en question assurent eux-mêmes un niveau de protection des données personnelles conformes aux normes requises par la loi ;  
  • Si des garanties suffisantes permettent de garantir une telle protection, notamment par des clauses contractuelles types dûment approuvées ou par des systèmes de certification, et si ces garanties assurent un contrôle effectif au moyen de recours juridiques accessibles aux personnes concernées ;
  • Ou en vertu d'une dérogation spécifique prévue par la loi ou la règlementation sur la protection des données.

En l'absence d'une décision de certification des autorités du Royaume-Uni ou de l'Union européenne, ou de garanties suffisantes, nous pouvons néanmoins transférer des données à caractère personnel vers un pays étranger notamment :

  • Si vous avez expressément consenti au transfert au transfert de vos données après avoir été dûment informé des risques possibles ;
  • Si le transfert de vos données est indispensable à la fourniture de nos produits ou services dans le cadre de nos obligations contractuelles ou précontractuelles, afin de satisfaire à votre demande ;
  • Si le transfert de vos données est conforme à vos intérêts dans le cadre d'un contrat passé avec nous ou un tiers ;
  • Ou si le transfert de vos données est strictement nécessaire pour établir, exercer ou faire valoir des droits légitimes.

Nous pouvons être amenés également à transférer des données personnelles pour la préservation de nos intérêts légitimes, sans préjudice toutefois du respect de vos propres intérêts. Dans la mesure où des conditions spécifiques s'appliquent en pareil cas, nous veillerons à vous en aviser.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants, que vous pouvez exercer à tout moment, sans frais :

  • Recevoir une copie de vos données personnelles.
  • Recevoir une copie de vos données personnelles.
  • Demander la suppression vos données personnelles, sous réserve des cas prévus par la loi.
  • Demander la limitation d'accès à vos données personnelles, sous réserve des cas prévus par la loi.  
  • Recevoir vos données personnelles dans un format standard et lisible, ou transmettre ces données à un tiers dans les cas prévus par la loi.  
  • Vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles, dans le cadre des opérations de marketing direct et, dans les cas prévus par la loi, lorsque ces données sont utilisées dans un but légitime.
  •  S'opposer à toute décision fondée exclusivement le traitement automatisé de vos données et qui porte atteindre à vos droits.  

Pour de plus amples informations sur vos droits et sur leur condition d'exercice, veuillez nous contacter (voir la section ci-dessous « Comment nous contacter »).

Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, vous devez :

  • Nous contacter directement, par courrier postal ou électronique, ou par téléphone (veuillez vous référer à la section ci-dessous « Comment nous contacter ») ;
  • Vous identifier auprès de nous avec suffisamment de précision, en précisant notamment votre nom complet, votre adresse et la référence de votre réservation, sans préjudice de tout justificatif d'identité que nous serions susceptibles de vous réclamer ;
  • Nous indiquer précisément la nature des droits que vous entendez exercer, ainsi que les données personnelles vous concernant sur lesquelles porte votre demande.

Comment nous préservons la sécurité de vos données personnelles

Nous disposons de dispositifs de sécurité adaptés pour éviter que vos données personnelles ne soient perdues accidentellement, ou qu'elles soient utilisées ou consultées de manière illicite. Nous limitons strictement l'accès à vos données personnelles aux seules personnes qui sont légalement habilitées à y accéder. Les personnes habilitées à traiter vos données personnelles le font dans un cadre légal et dans les cas prévus par la loi. Elles sont soumises à un strict devoir de confidentialité.  Notre dispositif de protection nous permet également de prévenir et de gérer tout risque d'intrusion ou brèche de sécurité affectant les données stockées. Nous vous aviserons, ainsi que les autorités de régulation, de tout risque d'intrusion ou brèche de sécurité affectant les données stockées, dans les cas où nous sommes légalement tenus de le faire.

Où transmettre votre réclamation

Pour toute question ou difficulté quelconque relative à l'utilisation de vos données personnelles, n'hésitez pas prendre contact avec nous (voir la section ci-dessous « Comment nous contacter »). Nous mettrons tout en œuvre pour vous assister dans vos démarches dans le cadre de la présente politique de confidentialité.

Vous avez également la faculté de déposer une réclamation, au Royaume-Uni auprès du Commissaire à l'Information, et dans le ressort de l'Union européenne auprès de toute autorité de contrôle et de régulation compétente en matière de protection des données personnelles. Le Commissaire britannique à l'Information peut être contacté à l'adresse suivante : https://ico.org.uk/make-a-complaint. 

Modifications de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité est celle en vigueur à la date du 1er avril 2021.

Elle est susceptible de modification ou de mises à jour qui sont régulièrement publiées sur notre site Internet. Vous pouvez également en être informé par courrier électronique à l'adresse de contact que vous nous avez communiquée.

Comment nous contacter

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter par courrier, postal ou électronique, ou par téléphone.

Nos coordonnées de contact sont les suivantes :

ricardo.gato@ultimacollection.com  

+41 22 779 33 33

Autres renseignements

Si vous souhaitez recevoir la présente politique de confidentialité dans un autre format (par exemple, sous forme audio, ou alphabet, ou sous tout autre format), veuillez prendre contact avec nous (voir la section ci-dessous « Comment nous contacter »).